「代理操作」機能を使うと、ユーザーのログイン情報を使ってそのユーザーのために予約を行いながら、すべての予約と誰のための予約かを一覧で把握することができます。この機能は、あなたとお客様の両方にとってスケジュール管理をより簡単にし、すべての予約を見失わずにワークフローをスムーズに保つために設計されています。
このブログでは、以下についてご紹介します：
- 「代理操作」機能がビジネスにどのようなメリットをもたらすか
- ユーザーの代わりに操作することがワークフローに有利な理由
- お客様のために予約する際に「代理操作」機能を有効にする方法
「代理操作」機能がビジネスにもたらすメリット
デジタル化と自動化が主流の時代において、オフラインの予約オプションを提供することは不要に思えるかもしれません。世界中の50%の人がオンラインで予約することを好むにもかかわらず、このオプションを検討する理由はまだあります。Amra & Elmaによる調査では、アメリカ人の32%が電話や対面などのオフラインの方法で予約することをいまだに好んでいることが示されています。ただし、この割合は業界によって異なります。
ビジネスがしばしば見落とす第三のグループがあります：ハイブリッド予約者です。 これらのお客様は、オンラインとオフラインのチャネルの間を自在に行き来します。たとえば：
- 初めての美容院の予約はオンラインで行うが、次回の来店予約は対面で行う。
- ウェブサイトで予約するが、時間を変更するために電話する。
- デジタルで予約するが、フォローアップはテキストやその他のメッセージプラットフォーム（WhatsApp、Telegramなど）で行う。
スタッフがお客様に代わって操作できるようにすることで、お客様があなたを見つける別の方法が開かれ、お客様が予約する際の障壁がなくなります。ハイブリッドな世界では、成功は最も高度なデジタルワークフローを持つビジネスのものではなく、お客様の多様なニーズと好みに適応できるビジネスのものです。
デジタル化は道を切り開くかもしれませんが、それがサービスの限界を決めるべきではありません。チームがお客様に代わって操作できるようにすることで、1つのシステム内でオンラインとオフラインの予約を結びつけ、お客様が期待する柔軟性を提供しながら業務効率を維持することができます。
ユーザーの代わりに操作することがワークフローに有利な理由
「代理操作」機能がワークフローを改善できる理由はいくつかあります。
まず、管理が簡単になります。どの予約がどのお客様のものかを調べるための時間を節約できます。すべての予約を検索する必要はありません。ユーザー管理ページでユーザーを検索し、虫眼鏡アイコンをクリックするだけで、そのユーザーの今後の予約や過去の予約を確認できます。整理されており、ユーザーのすべての予約の明確な概要が表示されます。これは、お客様が突然予約をキャンセルまたは変更したいが自分ではできない場合や、変更について直前にメールを送ってきた場合に役立ちます。ユーザー側では、ユーザーも自分のアカウントにログインして予約の概要を確認できるため、今後の予約を見失うことはありません。
この機能を活用するもう一つの理由は、電話や対面での予約に対応し、適切なユーザーに紐付けることです。これは、オンライン予約ができないユーザーがいる場合に適した解決策です。前述のように、オンライン以外の方法で予約するオプションをいまだに好む人は多くいます。デジタルに不慣れな人や、フォローアップ予約を対面またはオンラインのどちらかで選べる柔軟性を愛するハイブリッド予約者のことを考えてみてください。
電話や対面での予約を受け付けることで、自分で予約を入れられない場合もあるかもしれません。特に、クリニックやサロンのように同じサービスを提供できる複数のスタッフがいる場合や、アシスタントが予約とお客様のチェックインを担当するフロントデスクがある場合はなおさらです。この場合、スタッフにSuperSaaSのスーパーユーザーロールを割り当てて、お客様に代わって操作させることができます。これにより、スタッフも対面での予約を簡単に計画・管理でき、管理者であるあなたが他の重要なタスクに集中する時間と余裕が生まれます。
お客様のために予約する際に「代理操作」機能を有効にする方法
「代理操作」機能を使用するには、お客様がユーザーアカウントのログインを持っている必要があります。ユーザーアカウントがなければ、予約を個々のユーザーに紐付けることができず、スケジュールページに機能が表示されません。
ステップ1：予約にログインを要求する
スケジュールで、予約前にユーザーがログインすることを要求するように設定します。この設定は、スケジュールの設定 > アクセスページで有効にできます。
ステップ2：ユーザーを作成またはインポートする
「代理操作」オプションは、アカウントにユーザーがいる場合にのみ利用可能です。オンラインで予約し、予約にログインが必要な場合、お客様はログインページに誘導され、初めての場合はアカウントを作成できます。お客様が自分でアカウントを作成できない場合は、次のいずれかを行うことができます：
- ユーザープロファイルを手動で作成する
- ユーザーを一括インポートする
どちらもユーザー管理セクションで行うことができます。詳細についてはドキュメントで説明しています。
ステップ3：「代理操作」アイコンを使用する
スケジュールを予約時にお客様がログインする必要があるように設定し、ユーザーがログインを作成したことを確認したら、スケジュールページに小さなアイコンが表示されます。このアイコンが「代理操作」アイコンで、アカウントに少なくとも1人のユーザーが登録されており、設定が正しく構成されている場合にのみ表示されます。
ユーザーとして操作するには：
- アイコンをクリックして、お客様のログイン名を入力します
- ユーザー名をクリックし、次に緑色のチェックアイコンをクリックします
- ユーザー名をクリックすると、スケジュールの右隅にユーザー名が表示されます
- これで、ユーザーに代わって予約できます
予約を行う際、お客様のすべての詳細が予約詳細フィールドに自動的に入力されます。また、メール通知が有効になっている場合、お客様は受信トレイに予約確認が届きます。
予約を正常に作成した後、ユーザー名または代理操作アイコンにカーソルを合わせます。ユーザー名に取り消し線が引かれ、アイコンが赤くなるのがわかります。取り消し線が引かれたユーザー名をクリックすると、そのユーザーの代わりに操作しなくなります。画面上に通知も表示され、そのユーザーの代わりに操作していないことが確認されます。
まとめると：ユーザーに代わって操作することは、ワークフローを最適化する優れた方法であり、管理を効率化しながら今後の予約と過去の予約の明確な概要を維持できます。試してみたいですか？今日無料のSuperSaaSアカウントに登録しましょう。プロセスでサポートが必要な場合は、サポートチームがお手伝いします。フィードバックフォームからお気軽にお問い合わせください。