顧客や同僚が簡単に連絡できることは重要ですが、メール署名に電話番号を記載するだけでは、折り返し電話の連鎖が続いてしまうことがあります。 その解決策は、オンライン予約ツールを使い、それをメール署名に掲載することです。SuperSaaSでこれを実現する方法をご紹介します。
基本的に2つのことを行う必要があります：
1. 適切なオンラインスケジュールを設定する
2. そのスケジュールへのリンクまたはボタンをメール署名に追加する
また、InstagramやFacebookへの追加、GoogleカレンダーやZoom、Outlookとの自動同期など、より高度な機能の追加についても説明します。予約リンクがInstagramやFacebookに表示される場合は、ソーシャルメディアの画像サイズを参考にして、リンクプレビューで画像が不自然にトリミングされないようにしましょう。
打ち合わせを受け付けるための適切なカレンダーを設定する
個人的な1対1の打ち合わせを受け付けるには、シンプルで「摩擦の少ない」プロセスが理想的です。希望の日時を入力して連絡先情報を残すだけにしましょう。 私たちが作成したこのデモスケジュールをご覧ください：
- ログインや登録は不要で、連絡先情報のみ入力します
- ユーザーが打ち合わせの長さを選べるようにして、少し工夫を加えました
- モバイルとデスクトップの両方に自動対応する「ウィジェット」ビューを使用しています
自分自身のためにこのスケジュールを設定する場合は、まずアカウントを作成することをお勧めします。その後、以下の設定を追加するといいでしょう：
- 個人のGoogleまたはOutlookカレンダーから空き時間を取得し、2つのカレンダーを同期する手間を省く
- ウィジェットの上にテキストや自分の写真を追加する
- メール確認を送信する
ウィザードを使ってスケジュールを作成する
ダッシュボードから新しいスケジュールを作成することから始めます。 ここで選択したスケジュールは「サービス」タイプですが、「リソース」タイプを選ぶこともできます。 「ログイン不要」を選択し、スケジュールに名前をつけます。次に、選択できるさまざまな打ち合わせ時間を定義します。 すべての予約が同じ時間の場合、または利用者に打ち合わせ時間を選ばせたい場合は、「リソース」タイプのスケジュールの方が適しています。 このステップを完了するだけで、試すことができる基本的なスケジュールができあがります。
スケジュールをカスタマイズする
管理ページの「同期」タブでは、スケジュールをGoogleまたはOutlookの個人カレンダーと連携させることができ、すでに予定が入っている時間帯に予約が入らないようにできます。 また、設定ページの「プロセス」タブでは、確認メールを送信するよう設定することをお勧めします。 そのメールの内容は「レイアウト」タブで変更できます。メールの末尾に追加すると良い内容として：
$nourl $modurl $ical
この記述により、システムがメール内のカレンダーへのリンクを、ユーザーが予約を変更するために使用できるリンクに置き換えます。 また、いわゆるiCalendar添付ファイルを追加し、カレンダープログラムを使用しているユーザーが自動的に読み込めるようにします。
高度なオプションを追加する
他にも追加を検討できるオプションがいくつかあります：
- 打ち合わせの直前にリマインダーメールを送信できます
- システムが各予約に対してZoom会議を自動作成し、そのリンクをメールに追加するよう設定できます
- 打ち合わせが変更されたり間もなく始まる際にSlackで通知を受け取れます
ここではそれらの設定すべてについては説明しません。 ほとんどの設定は自分で見つけられるはずですが、それ以外の場合はドキュメントページの検索ボックスが役立つでしょう。
メール署名にリンクまたはボタンを追加する
顧客を案内する場所ができたので、そのことを顧客に知らせましょう。 もちろん、ウェブサイトやソーシャルメディアにスケジュールへのリンクを掲載することもできます。 しかし、顧客がメールを読んでいる際に連絡を取りたいと思うことが多いので、メール署名にリンクを入れるのは理にかなっています。
すべてのメールプログラムで署名を追加できますが、異なる場面用に複数の署名を保存できるかどうかなど、詳細は異なります。 ほとんどの場合、機能は直感的に分かるはずですが、それ以外の場合はGoogle検索で高度な機能を調べることができます。
最も簡単なのは、署名にスケジュールへのリンクをコピー＆ペーストすることです。次に、クリックできるリンクにして、最終的には「私との打ち合わせを予約する」と書かれたボタンとしてスタイルを設定できます。 ほとんどの方はボタンを使いたいと思うので、そこから始めましょう。
スタイルのあるボタンを作成する
私たちのサイトにほとんどの作業をしてくれるインタラクティブなページを用意しています。このボタンジェネレーターをご覧ください。 サイトにログインしていることを確認してください。そうすれば、ボタンジェネレーターがデモスケジュールではなく、あなたのスケジュールにリンクするボタンを表示します。
まず、そのページのオプションを試して、気に入ったテキスト、色、サイズのボタンを選んでください。
次に、右上角のクリップボードアイコン
をクリックしてボタンをコピーします。
画面下部のクリップボードからテキストをコピーしないでください。そうするとスタイルのあるボタンではなくHTMLコードとしてボタンがコピーされてしまいます。
最後に、ボタンをメール署名に貼り付けて署名を保存します。
ボタンの代わりにリンクを作成する
カラフルなボタンよりも控えめなリンクの方がビジネスライクに見えると思いますか？ 問題ありません。スケジュールへのリンクは設定ページで見つけることができます。または、スケジュールを表示しているときにブラウザのアドレスバーをコピーするだけでも取得できます。 そのリンクをメールに貼り付けることもできますが、生のリンクではなく「打ち合わせを予約する」と表示させたいでしょう。 クリックできるリンクを作成するには：
- まずリンクのテキストを入力します（例：「私との打ち合わせをスケジュールする」）
- そのテキストをマウスで選択します
- ctrl-K（Windows）または⌘-K（Mac）を押してテキストをリンクにします
- 表示されたポップアップにURLを貼り付けます
- そして署名を保存します
試してみましょう！
以上です。ただし、実際に自分宛てにメールを送って最初から最後まで全プロセスを試してみることをお勧めします。すべてが正しく動作することを確認するためです。 顧客がどこかで詰まってしまうのは恥ずかしいので、まず自分で確認しておく方が良いでしょう。
クエリパラメーターで表示をカスタマイズする
リンクにいわゆるクエリパラメーターを追加することで、スケジュールの表示方法を変更できます。
例えば、上記のデモでは、リンクの末尾に?view=widgetを追加することで「ウィジェット」ビューを選択しています。
このデモページでは、スケジュールをフォーマットする他のいくつかの方法が紹介されています。
また、特定の日付をデフォルトで開くパラメーターを追加することもできます。特定のイベントのスケジューリングをしてもらいたい場合に便利です。
例えば、?month=12&day=25はクリスマスにカレンダーを開きます。
では、これらのパラメーターをメール署名のリンクに追加するにはどうすればいいでしょうか？ ボタンまたはリンクにカーソルを置き、ctrl-K（Windows）または⌘-K（Mac）を押すだけです。 そうすると変更できるリンクがポップアップで表示されます。 変更を加えた後は、期待通りに動作するか確認するために、再度自分宛てにメールを送ってみることをお勧めします。
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