会議室が1つ、あるいはセラピストが1人だけなら、スケジュール管理は簡単です。しかし、トランクルームが20室、レンタル自転車が40台、ロッカーが100個、あるいは貸しコテージが十数棟となると、話は変わってきます。どれも予約できるようにする必要があり、どれが空いていてどれが埋まっているかをひと目で確認したいものです。さらに、予約は1時間単位ではなく、数日から数週間に及ぶことも少なくありません。
SuperSaaSはこうしたケースにもしっかり対応できますが、多数のリソースを扱うスケジュールでは、小規模なスケジュールでは必要のないいくつかの設定が役に立ちます。この記事では、そのうちの3つをご紹介します。すべてのリソースを1つのスケジュールにまとめること、横表示に切り替えて全体を見やすく保つこと、そしてお客様に特定のユニットを選んでもらうか、単にユニットを割り当てるかを決めることです。
この記事では全体を通して、ストレージユニット予約デモを例として使用します。このデモにはサイズの異なる15のボックスがあり、複数日にわたる予約が入っているため、あらゆるレンタルビジネスの参考になります。
ステップ1：すべてのリソースを1つのスケジュールにまとめる
最初に考えるべきは、3種類のスケジュールタイプのうちどれを使うかです。レンタルの場合、答えはほぼ必ずリソーススケジュールです。各トランクルーム、自転車、コテージがそれぞれ1つのリソースになり、予約が入るとレンタル期間中そのリソースがブロックされます。リソーススケジュールの予約は長さを自由に設定できるため、2時間の自転車レンタルと6か月のトランクルーム契約を同じカレンダー上で並べて管理できます。
ユニットごとに別々のスケジュールを作成することもできますが、それはおすすめしません。スケジュールの組み合わせに関するドキュメントにもあるとおり、互いに置き換え可能なリソースがある場合は、同じリソーススケジュールにまとめるのが最善です。スケジュールが1つなら、営業時間、料金、予約の制約を設定する場所も1つ、あなたが確認する一覧も1つ、お客様に共有するリンクも1つで済みます。1つのスケジュールに追加できるリソースの数に上限はありません。
多数のリソースを追加する際の実用的なヒントをいくつかご紹介します。
- 情報が伝わる名前を付ける。 デモではユニットに
ボックス A01 · 25 m²という名前を付けているため、予約を開かなくてもサイズがわかります。自転車ならフレームサイズ、コテージならベッド数などが考えられます。 - 並び順をわかりやすくする。 リソースは設定 > リソースで定義した順に表示されます。建物、列、種類ごとにグループ化すると、一覧が自然に読めるようになります。
- 必要に応じてユニットごとに料金を設定する。 サイズが違えば、通常は料金も異なります。高度な価格ルールを使えば、ユニットごとに異なる料金を設定したり、季節料金を追加したり、長期レンタルを割引したりできます。
ステップ2：横表示に切り替える
SuperSaaSでは、週ビューと日ビューはデフォルトで縦表示になっています。時間が上から下へ流れ、各リソースに1列が割り当てられます。リソースが数個であればこれで十分ですが、15個以上になると列が狭くなりすぎて読みにくくなり、月曜日から金曜日までの予約は5つの別々のブロックに分割されてしまいます。
横表示ではこれが逆になります。各リソースに1行が割り当てられ、時間は左から右へ流れ、複数日にわたる予約は対象の日にちにまたがる1本のバーとして表示されます。ビューに関するドキュメントにもあるとおり、横表示はリソースの数が多い場合や、予約が日付をまたぐことが多い場合に便利です。レンタルはその両方に当てはまります。
切り替えるには、スケジュールの設定 > レイアウトを開きます。月、週、日の各ビューの横にあるオプション列で、デフォルトの縦ではなく横を選択します。ついでに、ほとんどのお客様が見たいと思う週ビューをデフォルトのビューに設定し、不要なビューは非表示にしておくとよいでしょう。
リソースの一覧が長くなったときに役立つ関連設定が2つあります。
- リソースフィルター。 カレンダーの上にあるドロップダウンから1つのリソースを選ぶと、そのユニットだけを表示できます。デモで
ボックス B03 · 200 m²を選択すると、カレンダーが1行に絞り込まれる様子を確認できます。お客様が目当てのユニットが空いているかどうかを確認するには、これが最も手っ取り早い方法です。 - リソースへの直接リンク。 スケジュールのURLにリソース名を追加すると、お客様を特定のユニットに直接案内できます。方法については、ユーザーを特定のリソースに誘導するに関する記事で説明しています。
設定を変更せずに横表示を使いたい場合は、スケジュールのURLに?dir=hを追加してください。逆に?dir=vを追加すると縦表示になります。その他のURLの活用方法はドキュメントでご確認いただけます。
なお、モバイルユーザーには縦表示・横表示の週ビューは一切表示されません。代わりにコンパクトな月カレンダーと、その下に空き枠の一覧が表示されます。これはリソースの数に関係なく快適に機能します。
ステップ3：ユニットを誰が選ぶかを決める
スケジュールを設定して見やすくしたら、決めるべきことがもう1つあります。お客様に特定のユニットを選んでもらうか、それともあなたがユニットを割り当てるかです。
お客様に選んでもらう
ユニットごとにお客様にとって重要な違いがある場合は、お客様に選んでもらいましょう。トランクルームの利用者にとっては25 m²か500 m²かが重要ですし、コテージの宿泊客は寝室の数を気にし、自転車を借りる人は自分に合ったフレームサイズを求めます。この場合、必要なのはリソーススケジュールだけです。お客様はカレンダーを開き、自分に合ったユニットを見つけて予約します。デモもこの方法で動作しています。
ユニットを自動的に割り当てる
ユニットがまったく同じで、選択肢を与えるとかえって混乱を招くこともあります。私たちのドキュメントでは、まさにこのシナリオを説明しています。
貸し出し用の同じ機器が20台あります。レンタル者が特定の1台を選択できるようにする代わりに、どの機器でもよいランダムな1台を予約してもらうようにした場合です。
同じ型のロッカー、同じモデルのレンタル自転車、あるいは同一のプロジェクターや工具などを思い浮かべてください。お客様が知りたいのは、希望の日程でいずれかの1点が空いているかどうかだけです。どれを受け取るかはあなたが気にすることで、お客様が気にすることではありません。
SuperSaaSでは、リソーススケジュールの上にサービススケジュールを組み合わせたプールされたリソースでこれを実現します。
- 前述のとおり、個々のユニットをすべて含むリソーススケジュールはそのまま残します。これは引き続き管理用の一覧として使います。
- サービスタイプの新しいスケジュールを作成し、その中にサービスを定義します。たとえば「自転車をレンタルする」などです。
- サービススケジュールで設定 > サービスを開き、サービスをリソーススケジュールに接続します。そのスケジュールには複数のリソースが含まれているため、リソースのAny of …（いずれか）に接続するオプションが表示されます。
- そのすぐ下に、複数のリソースが利用可能な場合というオプションがあります。ここで、ユーザーにリソースを選ばせるか、ランダムにリソースを選択するか、スケジュールに表示されている順番で最初に空いているものを割り当てるかを選択します。
お客様はサービススケジュールで予約します。空き状況は1つのまとまりとして表示され、プール内のユニットが少なくとも1つ空いていれば、その枠は予約可能です。予約が行われると、SuperSaaSがお客様のためにユニットを選び、リソーススケジュール上でそのユニットをブロックします。リソーススケジュールでは、どの品が誰に割り当てられたかを正確に確認できます。この設定については、ドキュメントのプールされたリソースのセクションで詳しく説明しています。
ランダムと最初に空いているもののどちらを選ぶかは、主に実用面の問題です。最初に空いているものを選ぶと、一覧の上から順に埋まっていくため、ユニット1が入口に一番近い場合などに便利です。ランダムにすると、すべての品が均等に使われるため、摩耗が偏りません。
1つ注意点があります。サービススケジュールのサービスは所要時間が固定されているため、リソーススケジュールのようにお客様が予約をドラッグして好きな長さにすることはできません。レンタルの場合は、「半日」「1日」「2日」のように長さの異なるサービスをいくつか定義し、それぞれを同じプールに接続するのが一般的です。
例：3種類の自転車を扱うレンタサイクル
実際の動作を確認するには、レンタサイクルデモをご覧ください。その裏側には、自転車の種類ごとに1つずつ、3つのリソーススケジュールがあります。シティバイク、マウンテンバイク、電動自転車です。各リソーススケジュールにはその種類の自転車が1台ずつ登録されており、レンタルショップはここで、どの自転車が誰に貸し出されているかを把握します。
お客様がこの3つのスケジュールを目にすることはありません。お客様に表示されるのは、3つをまとめたサービススケジュールBicycle rentalだけです。サービスは自転車の種類とレンタル期間ごとに定義されており、たとえば「シティバイク ‑ 半日」「シティバイク ‑ 1日」「シティバイク ‑ 2日」のようになっています。各サービスは、対応するリソーススケジュール内の自転車のAny of（いずれか）に接続されています。お客様が「シティバイク ‑ 1日」と日付を選ぶと、その日にシティバイクが少なくとも1台空いていればカレンダーに空きが表示され、予約時にSuperSaaSが特定の自転車を割り当てます。
この設定なら、両方のメリットを得られます。お客様は自分にとって重要なこと、つまり自転車の種類と必要な期間を選び、お客様にとって重要でないこと、つまりどの自転車になるかは自動的に決まります。
プールを他のリソースと組み合わせる
プールされたリソースは、1つの予約に対する他の要件と組み合わせることができます。ドキュメントでは、自転車5台とガイド1名が必要なツアーの団体予約を例に挙げています。この場合、どのガイドになるか、プールからどの自転車が選ばれるかは問いません。これを設定するには、自転車1台ごとに1回ずつ、サービスにAny of …オプションを複数回追加し、さらにガイドを2つ目のプールとして追加するだけです。すると、SuperSaaSは自転車5台とガイド1名がすべて空いている時間だけを表示し、予約時にそれらを割り当てます。
どのビューをどこで使うか
サービススケジュールでは個々のリソースがお客様に表示されないため、横表示が主に役立つのは、あなたやスタッフが全体を確認するリソーススケジュールです。サービススケジュールでは、縦表示と横表示の選択は月ビューでのみ可能です。そのため、同一のレンタル品を扱う場合の典型的な構成は次のようになります。
- リソーススケジュール：横表示の週ビューで、あなたがすべてのユニットとその予約を確認するために使います。特定のユニットを選びたいお客様に使ってもらうこともできます。
- サービススケジュール：プールに接続され、レンタサイクルデモのように、一定期間いずれかのユニットを借りたいだけのお客様が使います。
ユニットがそれぞれ異なり、お客様に常に選んでもらう場合は、サービススケジュールを省略して、リソーススケジュールを直接共有してもかまいません。
実際に試してみましょう
ストレージユニット予約デモを開き、週ビューとフィルターを切り替えて、多数のリソースを持つ横表示のスケジュールがどのように動作するかを体感してください。また、レンタサイクルデモを試して、プールされたリソースがお客様側からどのように見えるかも確認してみてください。その後、無料アカウントを作成して自分のユニットを追加し、設定 > レイアウトでレイアウトを横表示に設定しましょう。無料版ではスケジュールの数に制限がないため、有料プランが必要かどうかを判断する前に、構成全体を作り上げることができます。有料プランは¥1,000からご利用いただけます。わからないことがあれば、サポートチームがお手伝いします。