顧客からファイルを収集する最善の方法について、考えたことはありますか？メールでファイルを受け取るのは手間がかかり、ファイル管理は面倒でカオスになりがちです。SuperSaaS向けDropbox連携を活用することで、顧客からのデータを安全に収集し、整理された状態に保つ方法をご紹介します。
フォームによるデータ収集
予約プロセスにフォームを追加すると、顧客が追加情報を提供したりファイルをアップロードしたりできるようになります。カバーレターや履歴書、申込フォームなど、あらゆる書類を1つのフォームから提出できます。顧客が提出したすべての書類は、顧客のブラウザから直接、Dropboxアカウント内のリンクされたフォルダにアップロードされます。
フォームを作成する際、ファイルアップロードボタンを組み込むオプションがあります。このオプションを選ぶと、Dropboxへの接続を求められます。ドキュメントでは、SuperSaaSアカウントにDropboxをリンクする方法を詳しく説明しています。 Dropboxをリンクした後、フォームに「ファイルアップロード」セクションを追加できます。各ファイルアップロードボタンでは、顧客が1つのドキュメントをアップロードできます。顧客が複数のファイルをアップロードする必要がある場合は、フォームに複数のファイルアップロードボタンを追加できます。
顧客に予約中に直接これらの情報を入力してもらいたい場合は、カスタムフォームのガイドが良い出発点です。
複数のフォーム
SuperSaaSでは、さまざまな目的に合わせて複数のフォームを作成できます。たとえば、フォトグラファーが写真撮影のスケジュール時にイメージ写真をアップロードさせたり、語学学校が各授業の宿題を収集したりすることができます。フォームはさまざまな目的に使えるだけでなく、多様な方法でも活用できます。
フォームをユーザー（新規）にリンクする
特定のファイルや情報を一度だけ提出させたい場合は、予約ではなくユーザーにフォームを追加することを検討してください。フォームをユーザーに追加すると、新規ユーザーとして登録するときだけフォームに記入すれば済みます。既存のアカウントをお持ちの顧客がいる場合でも心配はいりません。サインアッププロセスにフォームを追加し、既存ユーザーが次回ログイン時にフォームに記入するよう設定できます。設定は 「上記と同様ですが、フォームを未提出の既存ユーザーに対して、次回訪問時に記入を求める」 を使用してください。
ユーザーにリンクされたフォームは、会員・学生の登録フォームや、利用規約の告知フォームとして活用するのに最適です。
予約プロセス内で使用する
予約プロセスにフォームを追加すると、多くのメリットがあります。追加サービスの提供、情報の提供、または予約に必要なファイルの要求などが可能になります。SuperSaaSのフォームは、顧客がアカウントなしで予約できる場合でも、予約に重要な情報を収集するのに役立ちます。
スタンドアロンとして使用する
フォームは必ずしも予約プロセスやユーザーにリンクする必要はなく、単独でも使用できます。フォームを作成する際、連携用フォームとして作成するか、スタンドアロンとして使用するかを選択できます。スタンドアロンフォームを連携フォームに変換することも、その逆も可能です。
2つの大きな違いは、スタンドアロンフォームには独自のURLがある点です。ウェブサイトやあなたが共有するリンクから、誰でも簡単にスタンドアロンフォームにアクセスできます。スタンドアロンフォームは、サービスへのフィードバック収集や特別なイベントへの登録フォームとして役立つことがあります。
複数のフォームがある場合、Dropboxはフォームごとに自動的に別々のフォルダを作成します。これにより、Dropboxのダッシュボードがより整理されます。
ファイルの整理
整理が不十分だと、複数の顧客からデータを収集するのは大変になります。ファイルを収集する最も簡単な方法は、SuperSaaSのフォームからファイルを直接ダウンロードすることです。フォーム内のファイルはDropboxからコンピューターにダウンロードされます。監督以下のフォームでは、応答ごとにファイルを簡単に収集・保管できます。このプロセス全体を通じて、SuperSaaSのサーバーにファイルが保存・処理されることはありません。
ファイルのダウンロードに時間がかかる場合、どのファイルがどのクライアントのものかを把握するもう一つの方法は、ユーザーにログインまたはアカウントを作成させることです。クライアントのユーザー名は、Dropboxフォルダにアップロードされる際にファイル名に自動的に含まれます。ダッシュボードのアクセス制御ページで、ユーザーがメールアドレスでサインアップするか、個人のログイン名を作成するかを設定できます。
フォームにアップロードされたファイルは、元のファイル名では保存されません。たとえば、JaneDoeCVというファイル名でアップロードされた書類は、ユーザー名-ランダムな数字と文字の組み合わせとして表示されます。以下の例をご参照ください。
ユーザー名のないユーザーがアップロードしたドキュメント（たとえば、フォームが予約プロセス外で使用されている場合）は、ユーザー名が付与されず、汎用ファイル名のみが付けられます。Dropboxで概要を整理するために、種類、拡張子、または更新日時でファイルを並び替えることをおすすめします。
種類は、ファイルを画像やドキュメントなどの種類に分類します。拡張子フィルターと混同しないようにしてください。このフィルターでは、ドキュメントか画像かを簡単に確認できます。さまざまな種類のファイルを収集する必要がある場合に便利です。
拡張子は、ファイルをフォーマットで分類します。種類フィルターでは、異なるフォーマットのドキュメントが同じ種類にまとめられますが、拡張子フィルターでは、同じフォーマットのファイルのみがグループ化されます。たとえば、種類ではPDFファイルはおそらくドキュメントとしてグループ化されますが、拡張子フィルターでは他のPDFファイルとのみグループ化されます。
更新日時は、最後に編集または追加されたファイルを順番に表示します。フォルダから最後に追加されたファイルが必要な場合に便利です。
ファイル整理のその他のヒント
Dropboxにはフォルダを自動化する機能があり、ファイルの整理をさらに便利にします。 Dropboxの自動化では、カテゴリを選択してファイルを並び替えたり、ファイルを自動的にリネームするルールを設定したり、ファイルの整理と検索のためのタグを作成したりできます。各フォルダに使用できる自動化は1つだけです。
ファイルのリネームオプション（Dropboxでは命名規則とも呼ばれます）は、フォームからのファイルを保管する際に役立ちます。ここではアップロード日の設定を見ていきますが、他にも多くのオプションがあり、ご自身の用途に合わせてご利用いただけます。
アップロード日: この機能を使うと、Dropboxはアップロード日を自動的にファイル名に追加し、ファイルがアップロードされた日付を確認しやすくします。更新日時フィルターがあるにもかかわらず、アップロード日の命名規則を使用することで、ファイルが作成・フォルダに追加された日付をすぐに確認できます。
まとめ
SuperSaaSでフォームを使って顧客にファイルをアップロードさせましょう。フォームは予約プロセスにリンクすることも、スタンドアロンフォームとして使用することもできます。アップロードされたすべてのファイルはリンクされたDropboxアカウント内に保存され、そこからドキュメントを取得できます。Dropboxはフォームごとに別々のフォルダを作成します。アップロードされたドキュメントは元のファイル名を保持せず、汎用ファイル名が付与されるため、どの顧客のファイルかを識別するのが難しくなります。解決策として、顧客がログインした状態でフォームに記入するようにするか、Dropboxの命名規則を使用して、どのユーザーがファイルをアップロードしたか、またはどの日付にファイルがDropboxフォルダに追加されたかを識別しましょう。