SuperSaaSは無限にカスタマイズ可能ですが、すべての便利な機能を発見するのは難しいかもしれません。この記事では、営業・アカウント管理チームがSuperSaaSを最大限に活用するためのヒントとコツをご紹介します。
- 要件に合ったスケジュールタイプを選ぶ
- スケジュールをより細かく管理する
- コミュニケーションを効率化する
- スケジュールのレイアウトをより魅力的にする
- クライアント情報を安全に管理する
- スケジュールの使いやすさを向上させる
- SuperSaaSを他のソフトウェアと連携する
要件に合ったスケジュールタイプを選ぶ
1. 複数のスケジュールを自動的に調整する
同じ会議に複数のチームメンバーが参加する必要がある場合は、 サービススケジュールを使用できます。
これらのチームメンバー全員の空き時間に依存する新しいサービスを定義すると、システムが自動的にすべてのスケジュールから相互に空いている時間帯を見つけます。
さらに、サービススケジュールで会議が予約されると、各個人のスケジュールにも自動的に追加されます。
2. クライアントが希望するチームメンバーを選択できるようにする
クライアントがチームの特定のメンバーとの時間を予約したい場合は、単一のサービススケジュールを使用します。 チームメンバーの名前でサービスを作成することで、これを実現できます。スケジュール内の各サービスは、 その特定のメンバーの個別リソーススケジュールに依存します。
スケジュールは以下のようになります：
サービスの説明に、スタッフの専門性、写真、または書類・次のステップ・ 顧客との内容などに関する詳細情報を追加してください。
3. 任意のチームメンバーをタスクに割り当てる
利用可能な営業担当者にリードをマッチングさせたい場合は、複数のリソースを持つリソーススケジュールを使用します。会議は、その時間帯に担当者がいなくなるまで、任意の時間帯に予約され続けます。
これは、新しいスケジュールウィザードをクリックして、複数のリソースを持つリソーススケジュールを作成することで実現できます。
以下のようにスケジュールにすべての営業担当者を追加してください：
また、スケジュール名 > 管理 > 営業時間タブから、各担当者の個別の空き時間を以下のように設定することもできます：
4. 会議時間の事前設定
リードのグループごとに異なる会議時間を選択します。
スケジュール上の予約時間の長さを3つの方法で選択できるようにします
a) 単一のスケジュール
お客様がドロップダウンメニューで予約の長さを選択できる単一のスケジュールを使用できるようにします。
スケジュール名 > 設定 > リソース・サービスタブから、以下のように異なる予約時間を設定できます：
このオプションを追加すると、スケジュール上では以下のように表示されます：
b) 各ミーティングタイプを別々のイベントとして表示する
スケジュール自体で別々のセクションとして表示したい場合は、サービススケジュールをリソーススケジュールと組み合わせて使用することもできます。個人用に単一のリソーススケジュールを作成し、異なるサービスを持つサービススケジュールを作成します。
このスケジュール内の各サービスは、スケジュール名 > 設定 > サービスタブの「期間」で以下のように定義されます：
サービススケジュールを使用すると、クライアントにはスケジュールが以下のように表示されます：
これら両方のスケジュールは同じ機能を実現できます。違いはお客様向けのレイアウトにあります。
c) ユーザーグループを作成する
クライアントのオンボーディングプロセスの各段階に合わせて、「ウェルカムコール」「アカウント設定」「四半期チェックイン」などの別々のスケジュールを作成します。そのオンボーディングプロセスの段階に関連するリンクを共有することで、プロセスを案内します。異なるユーザーグループに追加し、特定のスケジュールのみへのアクセスを制限します。
これは、ダッシュボードの「ユーザー管理」タブで「ユーザーグループ」オプションをクリックすることで実現できます：
要件に基づいてユーザーグループを作成できる画面が表示されます：
関連するグループを作成したら、各顧客の編集アイコンをクリックしてユーザーグループを選択することで、各顧客を特定のグループに追加できます：
グループを更新・変更し、顧客がいる営業ファネルの段階に応じてアクセスを変更できます。
5. グループイベントにはキャパシティスケジュールを使用する
ウェビナー、トレーニングセッション、または似たようなニーズを持つクライアント向けのグループオンボーディングコールなどのグループイベントには、キャパシティタイプのスケジュールを使用します。
スケジュールをより細かく管理する
6. 直前の会議を避ける
最低スケジュール通知時間を設定することで、会議の準備に十分な時間を確保しましょう。
スケジュール名 > 設定 > プロセスタブから、以下のように設定できます：
7. 会議の間にバッファ時間を設けて休憩をとる
通勤時間と会議準備時間を考慮しましょう。会議と会議の間に自動バッファ時間を追加して、安心して次の会議に備えられるようにします。
スケジュール名 > 設定 > リソース・キャパシティから、以下のように設定できます：
8. 会議に人生を消費されないようにする
会議のために特定の曜日または毎日特定の時間を割り当てます。これらの特定の空き時間にのみスケジュールへの予約を許可し、「オフの日」を有効に活用しましょう。
スケジュール名 > 管理 > 営業時間タブから、以下のように空き時間を追加できます：
特定の日の空き時間を2つの異なる時間帯に分割することも可能です。
9. 開始時刻を制約する
空き時間であれば、予約は一日のいつでも開始できます。ただし、毎時間の開始時刻や毎30分などに予約が始まる方が便利です。
スケジュール名 > 設定 > リソース・サービスタブから、毎時間の開始時刻に予約を制限できます：
- :00 を追加すると、1日が9:00 amから始まる場合、9:00 am、10:00 am、11:00 amなどに予約を開始できます。 よく使用されるその他の制約開始時刻には * :30、* :15、* :10、* :45 などがあります。
10. 予約終了時刻を丸める
予約がいつでも開始できる場合、4:37 pm、2:11 pm、9:58 amなどのランダムな時刻に終了することもあり、次の予定の時刻が不自然に見えます。
時刻を5分や10分の倍数、または最も近い15分単位に丸めて、より使いやすくします。
スケジュール名 > 設定 > リソース・サービスタブから、以下のように設定できます：
11. 予約を承認する
スケジュールで確認される予約をより細かく管理します。確認メール・テキストを送信する前に承認を得るようシステムを設定します。
スケジュール名 > 設定 > プロセスタブから、以下のように設定できます：
12. 誰かが予約を作成するたびにメール・テキスト通知を受け取る
常にスケジュールを確認することなく、すべての予約を把握できるようにします。スケジュールに予約が作成されるたびに、テキストまたはメール通知が届くようシステムを設定します。スケジュール名 > 設定 > プロセスタブから、以下のように設定できます：
一日の終わりにその日の予約の概要を送信するようシステムを設定することが、状況を把握するための優れた方法です。
13. 携帯電話で通知を受け取る
スケジュールの予約状況を把握するもう一つの優れた方法は、AndroidスマートフォンまたはiPhone上で自動通知を受け取ることです。
Makeアプリをダウンロードして、SuperSaaSアカウントを Makeテンプレートに接続して設定します。
コミュニケーションを効率化する
14. メールのやり取りを減らす
「どこで会いますか？」「どのように連絡できますか？」「いつ空いていますか？」「この時間は都合が悪いです。スケジュールを変更できますか？」などのメールの行き来に時間を無駄にしないようにしましょう。
会議タイプごとに別々のスケジュールを作成します。メール・テキストのリマインダーや確認メッセージをカスタマイズして、場所、指示、連絡先情報などの関連情報をすべて含めます。
スケジュール名 > 設定 > レイアウトから、以下のように設定できます：
スケジュール名 > 設定 > プロセスタブから、以下のようにリマインダーと確認メッセージを有効にします：
これにより、メールの往復に費やす時間が短縮され、クライアントは一か所で関連情報をすべて確認できます。
15. メールをパーソナライズする
自動メッセージは非人間的で冷たく感じられることがあります。 マジックワードを使って、名前、予約の詳細、予約IDなどのお客様情報でメールをパーソナライズしましょう。
マジックワードの使用方法については、サポートページをご覧ください。
16. フォローアップメールを送る
フォローアップメールを送ることで、リードから顧客へのコンバージョン率を高めることができます。製品情報やその他の会社情報を含むフォローアップメールをシステムが自動的に送信するようにします。
スケジュール名 > 設定 > プロセスタブから、以下のように設定することでフォローアップメールを送信できます：
スケジュール名 > 設定 > レイアウトタブから、以下のようにフォローアップメールをカスタマイズできます：
17. スケジュールリンクを素早く共有する
メールの署名にスケジュールリンクまたはコールトゥアクションボタンを追加して、オンライン予約スケジュールに直接誘導しましょう。
以下のテンプレートをカスタマイズして、ミーティングの予約を促すこともできます。
こんにちは、
[空いている時間を追加]は空いていますが、その時間が都合が悪い場合は、こちらのスケジュールで都合の良い時間に ミーティングをご予約ください [スケジュールリンクをここに挿入]。
ぜひご連絡できることを楽しみにしております。
よろしくお願いいたします
[氏名・役職]
スケジュールのレイアウトをより魅力的にする
18. スケジュールにブランド要素を使用する
あなたの会社のブランドはあなたとお客様にとって重要です。オンライン予約スケジュールを含む、すべてのコミュニケーションにブランドを反映させましょう。SuperSaaSでは以下のブランド要素を簡単にカスタマイズできます：
a) レイアウトカラーの追加
スケジュールとダッシュボードのレイアウトカラーをコントロールできます。
ダッシュボードの「レイアウト設定」タブにアクセスして、システム内部の色をコントロールします。
テキストカラー、見出しカラー、背景カラーなど、ダッシュボードの細かい色の詳細をコントロールできます。
スケジュール名 > 設定 > レイアウトタブから、スケジュールで使用されている色を以下のように変更することもできます：
レイアウトカラーオプションを表示すると、予約済み予約の色、空のセルの色、所有権インジケーターの色などのスケジュールの詳細をカスタマイズできます。
b) リダイレクトURLを追加する
お客様に詳細情報を提供したり、最新の成果を知らせたりしましょう。リダイレクトURLオプションを使用して、スケジュールでの予約完了後に特定のウェブページにお客様をリダイレクトします。
スケジュール名 > 設定 > プロセスタブから、以下のようにリダイレクトURLを追加することで、ユーザーを自動的にリダイレクトできます：
c) 会社のロゴを追加する
会社のロゴは会社のブランドの重要な部分です。
ダッシュボードの「レイアウト設定」タブから、ダッシュボードとスケジュールに会社のロゴを追加します。
ロゴをクリックしたときに、会社のウェブサイトや製品情報ページにアクセスできるようにすることもできます。
d) 独自のカスタムドメイン名を使用する
schedule.yourcompanyname.com のようなスケジュールリンクのカスタムドメインを作成できます。これにより、お客様はスケジュールがあなたのものであることが明確にわかります。
ステップバイステップのカスタムドメインチュートリアルに従って、独自のドメインを設定できます。
19. スケジュールレイアウトに人間的な要素を加える
機械的で非人間的なスペースを探索することを好む人はいません。スケジュールの上の空白スペースに自分の画像やチームの画像を追加して、スケジュールに人間的なタッチを加えましょう。
これを実現するには、まずウェブ上に写真をアップロードする必要があります。
次に、URLを使用して、スケジュール名 > 設定 > レイアウトタブから、スケジュール上の空白スペースに個人的なメッセージとともに画像リンクを以下のように追加します：
スケジュール上のメッセージをパーソナライズすることもでき、サポートページでメッセージをパーソナライズするためのヒントも確認できます。
クライアント情報を安全に管理する
20. 顧客データのインポート・エクスポート
作業の重複を避け、既存の顧客データをシステムに追加します。SuperSaaSダッシュボードの「インポート」タブからこれを行えます。
21. カスタムフォームを追加してクライアント情報をより多く収集する
カスタムアンケートを設計して、クライアントに関するより多くの情報を収集します。カスタムフォームオプションを使用して、独自のアンケートを設計します。
ダッシュボードから新しいフォームを作成することで実現できます：
要件、会社名などの顧客情報をより多く収集するためにフォームフィールドをカスタマイズします。フォームをスケジュールに添付するには、スケジュール名 > 設定 > プロセスを訪問して、以下のようにフォームを添付します：
予約を作成する前にフォームに入力するよう顧客に許可することで、インタラクションの前に十分な顧客情報を把握できます。
22. クライアント固有の情報を保存するためにスーパーバイザーフィールドを追加する
一部のクライアントには特別な要件や特別なリクエストがあります。内部ユーザーには表示されるが顧客には表示されないスーパーバイザーフィールドに保存します。スーパーバイザーフィールドの設定については、ビデオチュートリアルをご覧ください。
スケジュールの使いやすさを向上させる
23. ワンクリックで定期的な予約を設定する
ワンクリックで定期的な会議を予約できるようにします。この機能を使用するには、ビデオチュートリアルをご覧になるか、サポートドキュメントの手順をお読みください。
24. クライアントが自分のタイムゾーンで時間を確認できるようにする
世界中のお客様との会議を設定する際に、お客様が自分のタイムゾーンで会議時間を確認できるようにします。
ダッシュボードの「レイアウト設定」タブから、以下のように設定できます：
25. 複数の言語でアクセスできるようにする
お客様は自分の言語で話すシステムとのインタラクションを好みます。SuperSaaSは35以上の言語で利用可能で、お客様がスケジュールを表示する言語を選択できます。
ダッシュボードの「レイアウト設定」タブから、以下のように設定できます：
SuperSaaSを他のソフトウェアと連携する
26. 複数のカレンダーをスケジュールと同期する
時として仕事上のコミットメントが個人的な予定の妨げになることがあります。個人と仕事のスケジュールを同期することで、二重予約を避けましょう。GoogleカレンダーをSuperSaaSスケジュールと連携できます。
GoogleカレンダーからSuperSaaSスケジュールに予約を追加したい場合は、スケジュール名 > 管理 > 同期から、以下のように設定できます：
ウェブサイトに記載されているステップバイステップの手順に従って同期を設定できます。SuperSaaSスケジュールからGoogleカレンダーに新しいイベントを追加・更新したい場合は、Zapierインテグレーションテンプレートを使用して2つのプラットフォームを連携できます。
27. Zoomのミーティングリンクを自動的に作成する
Zoomを通じてチームメートと連携します。ZoomとSuperSaaSアカウントを事前定義されたテンプレートに接続するだけで、予約が始まるたびにこのインテグレーションがZoomミーティングリンクを作成します。
28. Salesforceに新しいリードを追加する
リードとの会議を追跡したいが、Salesforceシステムにリードの情報を手動で入力したくない場合でも、SuperSaaSを使えば心配不要です。Salesforceインテグレーションの事前定義されたテンプレートを使用すると、オンラインスケジュールに新しい予約があるたびに、新しいリードが自動的にSalesforceに追加されます。
29. ミーティングのjoin.meリンクを自動生成する
SuperSaaSとJoin.meアカウントを連携することで、会議に参加し忘れる心配がなくなります。SuperSaaSの予約作成者は、オンラインミーティングルームへの直接リンクが記載されたメールをjoin.meから自動的に受け取ります。これにより、join.meで新しいセッションを作成することを心配せずに会議に参加できます。
最後に、特定のご質問がある場合は、フィードバックフォームからお気軽にお問い合わせください。