社員が各地のオフィスに戻りつつありますが、オフィスの在り方はコロナ禍以前とは様変わりしています。より小さなオフィスやコワーキングスペースに移転し、ワークスペースを共有するケースもあるでしょう。そのような場合、オンライン予約システムを活用することで、全員が空きデスクやワークスペースを確保できるようになります。会議室もお持ちですか？追加のカレンダーを作成して、全社員がアクセスできるようにしましょう。
オフィスカレンダーの作り方
各ワークスペースに固有のカレンダー（SuperSaaSのリソーススケジュール）を作成し、それらをすべて統括するカレンダー（サービススケジュール）にまとめることができます。こうすることで、すべてのワークスペースを整理された一覧で確認できます。
最もシンプルで手軽な方法は、複数のリソース用カレンダーを1つ作成し、社員が予約できるすべてのワークスペースをそこに含めることです。 次に、社員がワークスペースを予約できる時間帯を設定したサービスカレンダーを作成します。
一覧表示が不要な場合は、時間帯スロット付きの収容人数スケジュールという選択肢もあります。この場合、各時間帯の上限人数を設定できます。これにより全社員に十分なデスクが確保されつつ、到着時に空いているワークスペースを自由に選ぶことができます。オプションで、体調不良などで空いたワークスペースを埋めるためのウェイティングリストを追加することも可能です。
各種カレンダーの詳細はこちらをご覧ください。
注意： 無料版でも作成できるカレンダー数に上限はありません。オフィスのスペース数にかかわらず、すべてのスペースを管理できます。
クライアントとの打ち合わせに使える会議室カレンダーを作成する
会議室については、追加のカレンダーを作成するのが最も簡単です。部屋を複数人で共有する場合の人数制限が必要なら収容人数スケジュールを、特定の時間帯に1人しか予約できないようにするならリソーススケジュールを選択できます。また、クライアントが来訪する場合は、会議室カレンダーを使って静かな打ち合わせスペースを確保し、重複予約やダブルブッキングを防ぐことができます。
会議室カレンダーの設定方法については、会議室予約チュートリアルをご覧ください。
すべてのオフィススペースが埋まった際のウェイティングリストを追加する
オフィスカレンダーが満員になった際に社員が登録できるウェイティングリストを追加することができます。SuperSaaSでは、このオプションはすべての収容人数スケジュールで利用可能です。 社員が体調不良になったり在宅勤務に変更した場合、次の社員に通知が届き、その日オフィスに出勤できます。 この機能により、手動で収容人数を管理することなく、オフィススペースを最大限に活用できます。
ウェイティングリストの設定方法についてはこちらをご覧ください。
クレジットシステムでスペースを公平に分配することを検討する
すべての社員に平等にオフィスを利用してもらいたい場合は、各社員にクレジットを付与する方法が有効です。社員はそのクレジットをオフィスのワークスペース予約に「使用」します。これにより、全員にオフィスで働く機会を均等に確保できます。
ヒント： クレジット残高を毎月自動リセットしたい場合は、毎月リセットされる初期クレジットを設定できます。これにより、社員のクレジットが切れるたびに手動で追加する手間が省けます。もちろん、出勤記録をつけるためにクレジットを手動で管理するほうが良い場合もあります。
クレジットシステムの設定方法についてはチュートリアルをご覧ください。
社内ポリシーの変更を社員に通知する
新しいまたは既存の社内ポリシーについて社員に周知するため、メールまたはテキストで通知することができます。 デスクを共有している場合は、オフィス出勤日の前日に通知を送り、退勤時にデスクを片付けるよう全員にリマインドすると便利です。
オフィス向けのリマインダーの設定方法についてはこちらをご覧ください。
もう一つの方法として、予約プロセスにフォームを追加して社内ポリシーを社員に伝えることもできます。チェックボックスを追加して、社員が先に進むにはポリシーを読んだことを確認する必要があるようにすることも可能です。これは特に、社員が新しい更新内容を確認したかどうかを確かめたい場合に役立ちます。
フォームの設定方法について詳しくはこちら。
収容人数スケジュールを使用していて、社員がオフィス出勤を計画するたびに社内ポリシーを送りたくない場合は、手動で通知を送る（ご自身のメールアプリで）という選択肢もあります。管理 > 概要に移動して特定の時間帯の虫眼鏡アイコンをクリックして開き、「このスロットの全員にメール」リンクをクリックすることで、その時間帯を予約した全ユーザーのメールアドレスを簡単にコピー＆ペーストできます。
まずは無料版から始めましょう
今すぐアカウントを作成し、オフィスの収容人数管理の時間と手間を節約しましょう。SuperSaaSの無料広告付きバージョンでスケジュールを設定して、満足するまで試してみてください。有料の広告なしサブスクリプションは¥1,000から始まり、ほとんどのオフィスに十分な機能を提供します。困ったことがあれば、お気軽にサポートチームにお問い合わせください。