注意：SuperSaaSカレンダーをZoomに接続するより seamlessな方法を提供するZoom統合が利用可能になりました。設定方法については、[ビデオ会議のドキュメント]をご覧ください。(https://www.supersaas.tld/info/doc/integration/video_conferencing#zoom)
デジタル環境の拡大、特にパンデミック中の過去1年半において、オフィスでの対面ミーティングからリモートワークへの移行が目に見えて進み、Zoomのようなデジタルアプリケーションを使って連絡を取り合うようになっています。当然のことながら、SuperSaaSカレンダーにビデオ会議ソフトウェアを統合することが可能かどうか、またどのように統合するかという質問が増えていることに気づきました。
このブログでは、Zoomを統合する可能性を説明し、設定方法のステップバイステップガイドを提供します。また、SuperSaaSと組み合わせて使用できる代替のビデオ会議アプリもご紹介します。
SuperSaaSとZoomを統合するには2つのオプションがあります。どちらが最適かは、ニーズと個人の好みによって異なります。
オプション1：個人ミーティングIDを使用する
最も簡単な方法は、Zoomから提供される個人ミーティングIDを使用することです。このIDを使用すると、誰でもあなたの個人ミーティングルームに接続できます。IDは常に同じであるため、お客様との予約のためにIDを送信する前に調整する必要はありません。つまり、同じ情報をすべての人と共有できます。
すべてのお客様がこれらの詳細を受け取るようにするための手軽な方法は、SuperSaaSが送信する確認メールやリマインダーメールに追加することです。もちろん、これを使用するためには、メール確認が有効になっていることと、予約プロセス中にお客様のメールアドレスを収集していることが重要です。
設定メニューで、プロセスタブに移動し、各予約にメールアドレスが必要であることを確認します。
同じタブで、確認メールを送信する設定を見つけることができます。ここで最後のオプション「常に確認を送信し、スーパーユーザーと管理者はオプション」を選択します。
予約前にお客様にリマインダーメールも送信したい場合は、少し下にその設定があります。
メールがお客様に送信されるようになりましたので、カスタムメッセージを作成できるレイアウトタブに移動します。念のため、ZoomのDetailsを確認メールとリマインダーメールの両方に追加しておくとよいでしょう。
これは非常に簡単です。Zoomでは「招待をコピー」することで、すべての詳細が手元にあり、メールで共有したい情報を自分で決めることができます。
ここに入力した情報はすべて、システムが送信する汎用メールに追加されるため、すべてのお客様がこの情報を受け取ることができます。独自のメールを完全にカスタマイズして独自のメッセージを書きたい場合は、メールのパーソナライズに関するブログをご覧ください。
全員に同じミーティングルームを使用しているため、ミーティングの間にバッファタイムを設定することもお勧めします。こうすることで、一方のお客様が少し早くログインしても、別のお客様とのまだ続いているミーティングを中断しないで済みます。また、Zoomには待合室機能があり、これを有効にすることもできます。
オプション2：より高度な設定のためのWebhookの使用
Zoomがすべてのミーティングに対して自動的に新しい（ユニークな）ミーティングルームを作成できる、より高度な設定は、Webhookを使用することで実現できます。WebhookはWebアプリケーションが互いに通信するいくつかの方法の一つです。特定のイベントが発生するたびに、あるアプリケーションから別のアプリケーションへリアルタイムデータを送信できます。手動で設定することも、プログラミング知識がない場合はZapier.comやMakeの既製ワークフローを使用することもできます。このブログの目的のため、後者に焦点を当て、Zapierの既製ワークフローを使用します。Make.comのプロセスも非常に似ています。
SuperSaaSとのWebhookを設定する前に、サイトでアカウントを作成する必要があります。ZapierとMake.comはどちらも、試用版と小規模ユーザー向けの無料プランを提供しています。
ダッシュボードで「Zapを作成」を選択して、Webhookの作成を開始します。
ステップ1：トリガーを設定する
- アプリを選択：検索ウィンドウにSuperSaaSと入力します。
- トリガーイベント：これはWebhookを開始するアクションです。この場合、Zoomアカウントでミーティングをいつ作成するかに応じて、「リマインダーまたはフォローアップ」または「新しい予約」のどちらかになります。
- SuperSaaSアカウントを選択します（まだ同期していない場合はSuperSaaSを同期してください）。
- アカウント内のどのスケジュールにWebhookを設定するかを選択します。
- 「リマインダーまたはフォローアップ」を選択した場合、これら2つのアクションのどちらがトリガーになるか尋ねられます。ほとんどの場合、リマインダーになります（フォローアップは2番目のリマインダーとして設定した場合にのみ機能します）。
- テストして続行します。
ステップ2：アクションを設定する
アプリを選択：検索ウィンドウにZoomと入力します。
アクションイベント：これはWebhookが実行されたときに実行されるアクションです。この場合、Zoomアカウントでミーティングを作成します。
- Zoomアカウントを選択します（まだ同期していない場合はZoomを同期してください）。
- アクションを設定する：ここで作成するZoomイベントの詳細（トピック、タイムゾーン、時間など）を入力します。
- テストして続行します。
- Zapをオンにします。
WebhookはこれでReady状態になり、機能しています。好きなときにオン・オフを切り替えることができます。このWebhookを有効にすると、SuperSaaSからのリマインダーメッセージは送信されなくなることに注意してください。代わりに、ZoomアプリでミーティングがCreate されます。
Zoom情報をユーザーにメールで送信することもできます。これは、Webhookに別のアクションステップを追加することで実現できます。ただし、複数のアクションでWebhookを作成するには有料プランが必要です。
ステップ3：アクションを設定する
アプリを選択：検索ウィンドウにMail by Zapierと入力します。
アクションイベント：アウトバウンドメールを送信します。
- アクションを設定する：このステップでは、ユーザーに送信されるメールを作成できます。システムは予約からデータを取得してメールを生成でき、オートテキストと同様です。これにより、たとえばユーザーを名前で呼んだり、特定の予約の詳細を送信したりすることができます。
Zoomリンクを送信するには、「参加URL」が本文に追加されていることを確認します。
- テストして続行します。
- Zapをオンにします。
それ以降、Zapierは自動的にZoomで新しいミーティングを作成し、お客様に情報をメールで送信し、必要なすべての詳細が届くようにします。
このステップの代替オプションとして、SuperSaaSでフォローアップメールを2番目のリマインダーとして設定することもできます。そうすることで、お客様はすべての情報が記載されたメールを引き続き受け取ることができます。
代替手段はありますか？
もちろんです。いくつか挙げると：MS Teams、Amazon Chime、Skype、Google Hangoutsなどがあります。個人ミーティングID/URLを提供するビデオ会議ソフトウェアであれば、このブログで説明されている個人ミーティングIDの手順に従って、SuperSaaSと一緒に使用することができます。
これらの手順により、ビデオ会議ミーティングを正常に設定できるようになります！上記の指示に関してご不明な点がある場合は、遠慮なくサポートチームにお問い合わせください。
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